Вписуючи в браузері фразу «віртуальний офіс» знайдемо багато таких оголошень як:

“ВІРТУАЛЬНА АДРЕСА В САМОМУ ЦЕНТРІ». В пропозиції нашого віртуального офісу знайдеш адресу для своєї фірми в престижній локалізації одразу з повною обслугою, в тому числі, наприклад, отримання і сканування листування без лімітів, телефон і факс в конкурентній ціні, вже від 49 злотих нетто за місяць.”

Віртуальна адреса – це дуже хороше рішення, особливо для старт-апу. Для організацій, які розпочинають свою діяльність, такий розв’язок дає можливість для оптималізації коштів і отримання листувань. Проте чого насправді треба чекати від такої пропозиції? Чи представлений вижче приклад розв’язує проблеми підприємця? Чи «престижна локалізація» є найнеобхіднішою потребою? Варто перевірити, чи фактично зможемо скористатися з такої локалізації. Чи буде можливість скористання з офісу, якщо цього потребуємо, або Конференційної Зали, коли потрібно зустрітися з клієнтом. Проте я б хотіла сконцентруватися на іншому, важливішому питанні, яке спричиняє для підприємця багато проблем і на жаль часто болісних фінансових витрат, про які ніхто не згадує. З процитованого оголошення можна зробити висновок, що якщо до офісу листоноша доставить листи, то вони будуть відксеровані і переслані клієнтові, який власне замовив полугу віртуального офісу і до того ж без ліміту. Тільки чи такий розв’язок дає комфорт і безпеку обслугованого клієнта?

Підприємець або керівництво юридичної особи зобов’язані через різні установи і суди дотримуватися вказаних термінів, які найчастіше складають 7 або 14 днів. Якщо їх не дотримаємося, можемо отримати негативні наслідки, іншими словами санкції. Так, якщо фірма, яка реалізує послуги Віртуального офісу, пропонує нам пересилання отриманих листів, мусимо собі дати відповідь на 2 ключові питання. «Чи маю я змогу постійно отримувати листи через електронну пошту» і «Що зроблю, коли отримаю листи з Суду, Податкової служби чи ZUS?». Терміни у виняткових ситуаціях можуть бути продовжені, але не у випадку, коли просто не отримали листів вчасно. Така ситуація стосується в основному іноземців, які розпочинають свою діяльність в Польщі і часто курсують між Польщєю і рідним краєм, а також поляків, котрі розпочинаючи діяльність збільшують витрачання часу на організацію основної діяльності. Тому якщо не маємо достатньої компетенції до листування з Органами або Судом, варто звернути увагу на комплексну юридично-бухгалтерську обслугу, де обслуга віртуального офісу є додатковою послугою, тому обслуговуючий нас заклад, опираючись на довіреність, візьме на себе всі справи, які потрібно виконати, з дотриманням всіх термінів.

Представлений розв’язок є часом трохи дорожчий від процитованого вижче, проте варто його розглянути і задуматися, що ж насправді є для нас дешевшим. На жаль немає тижня, в якому не просив би про консультацію принаймні один клієнт, який отримав фінансові санкції або не отримав важливого адміністраційного рішення (ліцензія, дозвіл і т.д) з причини закінчення терміну на подання пояснень, відповідей чи відмови. Найчастіше цим проблемам можна було б запобігти, якби потрібна документація була складена в передбаченому законами терміні.

Агнєшка Тивонюк

Агнєшка Тивонюк

Директор Менеджменту OCG

Економіст, бухгалтер, є власником всіх чотирьох ступенів сертифікації у бухгалтерській сфері, включаючи сертифікат "Дипломований бухгалтер", виданого Товариством Бухгалтерів в Польщі - член Товариства, а також займається педагогічною освітою для викладачів позашкільних форм навчання. Випускниця Відділу Економіки в Університеті Інформаційних Технологій і Менеджменту в Жешуві. Понад 14 років досвіду у відділі фінансів і бухгалтерського обліку в капіталістичних спілках. В тому числі останні 10 років займала посаду головного бухгалтера, фінансового директора або посаду, яка поєднує ці функції. Під час своєї професійної діяльності також займалася такими питаннями, як: зміна товариств з обмеженою відповідальністю на акціонерні, а також вихід підприємств з економічних проблем - в основному спілок комерційного права. Від 2013 р. займає посаду Директора, керуючого Optimum CG Sp. Z o.o., де несе відповідальність за : нагляд за процесами пошуку персоналу у рамках виконання фінансового аудиту, його аналізування і представлення внесків, реалізація процесів зміни клієнтів у рамках внеску майна і створення фінансової політики утвореного підприємства. Проводить нагляд над організацією курсів в рамках Центру навчання персоналу OPTIMUM CG, а також особисто провадить консультації і лекції в рамках курсів, організованих CKK OPTIMUM CG. Постійно підвищує свою кваліфікацію, беручи участь у багатьох курсах і конференціях.