Wpisując w przeglądarkę internetową frazę „wirtualne biuro” znajdziemy wiele ogłoszeń typu:
„WIRTUALNY ADRES W ŚCISŁYM CENTRUM. W ofercie naszego wirtualnego biura znajdziesz adresy dla Twojej firmy w prestiżowych lokalizacjach wraz z pełną obsługą biurową, w tym m.in. odbieranie i skanowanie korespondencji bez limitów, telefon oraz fax w bezkonkurencyjnej cenie już od 49 zł netto za miesiąc”.
Adres wirtualny jest bardzo dobrym rozwiązaniem szczególnie dla star-up. Dla spółek które rozpoczynają swoją działalność takie rozwiązanie jak w przedstawionej ofercie daje możliwość optymalizacji kosztów i odbieranie korespondencji. Jednak czego tak naprawdę należy oczekiwać od takiej oferty? Czy przedstawiony powyżej przykład rozwiązuje problemy przedsiębiorcy? Czy „prestiżowa lokalizacja” jest podstawową potrzebą? Warto sprawdzić czy faktycznie będziemy mogli skorzystać z tej lokalizacji. Czy będzie możliwość skorzystania z biura jeżeli tego potrzebujemy lub sali konferencyjnej, kiedy musimy spotkać się z klientem, ponieważ przy kwocie 50 lub 100zł za miesiąc trudno tego oczekiwać. Ja jednak chciałabym skoncentrować się na innej rzeczy o wiele ważniejszej i przysparzającej przedsiębiorcom wielu problemów i niestety czasami bolesnych kosztów finansowych, o których nikt nie wspomina. Z zacytowanego ogłoszenia wnioskuję, że jeżeli do biura operator pocztowy dostarczy korespondencję zostanie ona zeskanowana i przesłana klientowi zamawiającemu usługę wirtualnego biura i to bez limitu. Tylko czy takie rozwiązanie daje faktycznie komfort i bezpieczeństwo obsługiwanego klienta?
Przedsiębiorca lub zarząd osoby prawnej zobowiązani są przez różne urzędy i sądy do dotrzymania określonych terminów które najczęściej wynoszą 7 lub 14 dni. Jeśli ich nie dotrzymamy, musimy liczyć się z ujemnymi konsekwencjami inaczej sankcjami. Tak więc jeżeli firma realizująca usługę Wirtualnego biura oferuje nam przesłanie odbieranej korespondencji musimy sobie odpowiedzieć na dwa kluczowe pytania. „Czy jestem w stanie odbierać na bieżąco korespondencję e-mail?” oraz „Co zrobię kiedy otrzymam korespondencję z Sądu, Urzędu Skarbowego lub ZUS?” Terminy w wyjątkowych sytuacjach mogą zostać przywrócone, ale nie w sytuacji kiedy nie odbieraliśmy terminowo korespondencji. Ta sytuacja dotyczy szczególnie obcokrajowców rozpoczynających działalność w Polsce, którzy często kursują pomiędzy Polską, a rodzimym krajem, a także Polaków, którzy rozpoczynając działalność maksymalizują zaangażowanie czasowe w organizację działalności operacyjnej. Dlatego jeżeli nie posiadamy wystarczających kompetencji do prowadzenia korespondencji z Organem lub Sądem warto zwrócić uwagę na kompleksową obsługę prawno-księgową, gdzie usługa wirtualnego biura jest dodatkiem do całości, zaś obsługujący nas podmiot w oparciu o udzielone pełnomocnictwa weźmie na siebie całość działań niezbędnych do wykonania z zachowaniem wymaganych terminów.
Przedstawione rozwiązanie jest czasami odrobinę droższe od zacytowanego powyżej, jednak warto je rozważyć i zastanowić się co jest dla nas faktycznie tańsze. Niestety nie ma tygodnia by nie prosił o konsultację przynajmniej jeden klient, który poniósł sankcje finansowe lub nie otrzymał ważnej decyzji administracyjnej (licencja pozwolenie itd…) z powodu upływu terminu na wniesienie wyjaśnień, odpowiedzi, czy sprzeciwu. Najczęściej problemom tym można było zapobiec gdyby stosowna dokumentacja została złożona w przewidzianym przepisami terminie.
Agnieszka Tywoniuk
Prezes zarządu Optimum Consulting Group
Polski ekonomista, księgowa, posiada wszystkie cztery stopnie certyfikacji zawodu księgowego włącznie z certyfikatem „Dyplomowany księgowy” wydanym przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce – członek Stowarzyszenia oraz posiada przygotowanie pedagogiczne dla wykładowców pozaszkolnych form nauczania. Absolwentka Wydziału Ekonomii, Wyższej Szkoły Informatyki i Zarządzania w Rzeszowie. Ponad 14 lat doświadczenia zawodowego w działach finansowych oraz księgowości. W tym przez ostatnie 10 lat zajmowała w spółkach kapitałowych (spółki z o.o., spółki akcyjne) stanowiska głównego księgowego, dyrektora finansowego lub stanowiska łączące te funkcje. W trakcie swej pracy zawodowej zajmowała się również takimi zagadnieniami jak: przekształcenie spółek z o.o. w akcyjne oraz wyprowadzanie podmiotów gospodarczych z problemów ekonomicznych – głównie spółek prawa handlowego. Od 2013 r. piastuje stanowisko Dyrektora zarządzającego Optimum CG Sp. z o.o., gdzie odpowiada za: nadzór nad procesami restrukturyzacyjnymi w zakresie wykonania audytu finansowego, jego analizy i przedstawionych wniosków, realizację procesów przekształceniowych klientów w zakresie aportu majątku i utworzenia polityki finansowej tworzonego przedsiębiorstwa. Prowadzi nadzór nad organizacją szkoleń i kursów zawodowych organizowanych w ramach Placówki Oświatowej Centrum Kształcenia Kadr OPTIMUM CG, oraz osobiście prowadzi doradztwo i wykłady w ramach kursów zawodowych organizowanych przez CKK OPTIMUM CG. Stale podnosi swoje kwalifikacje uczestnicząc w wielu szkoleniach i konferencjach.