Когда вводим в браузер фразу «виртуальный офис» находим много объявлений типа:
«ВИРТУАЛЬНЫЙ АДРЕС В САМОМ ЦЕНТРЕ. В предложении нашего виртуального офиса можете найти адреса для Вашей фирмы в престижных расположениях вместе с полными офисными услугами, и том числе принимание и сканирование переписки без ограничений, телефон и факс по уникальной цене с 49 польских злотых в месяц».
Виртуальный адрес являеться очень хорошим решением для Стартап. Для компаний, которые начинают свою деятельность, такое решение даёт возможность оптимизации затрат и принимание переписки. Однако, чего можем ожидать од такого предложения? Решает ли представленный выше пример проблемы предпринимателя? Являеться ли «престижное расположение» основной нуждой? Стоить проверить, фактически ли будем пользоваться этим расположением? Будет ли возможность пользоваться офисом или конференц-залом если возникнет нужда встречи с клиентом? Я, на самом деле, хочу сосредоточиться на другой вещи, которая на много важнее и которая доставляет предпринимателям много проблем и, к сожалению, огромных затрать о которых никто не воспоминает. С указанного выше объявления, можно прочитать что, если почтовый оператор доставит переписку она будет сканированная и отправлена клиенту, который заказал услугу виртуального офиса. Даёт ли такое решение комфорт и безопасность обслуживаемого клиента?
Предприниматель или управление юридического лица, являются обязанными различным учреждениям или судам придерживаться к определённым срокам, которые чаще всего становять 7 или 14 дней. Если не успеем выполнит всего в определённые сроки у нас могут возникнуть неприятные последствия иначе санкции. Если фирма выполняющая услуги виртуального офиса предлогает нам переслание получаемой переписки, нам надо ответить себе на два основных вопроса: «В состояни ли я регулярно принимать переписку Э-маил?» и «Что я сделаю если получу переписку от Суда, Налоговой службы или Страховой компании?» Сроки в осебенных случаях могут быт восстановлены, но не в случае когда мы не приняли переписки в определённый срок. Эта ситуация касается как иностранцев начинающих деятельность в Польше, которые часто перемещаются между Польшей а родиной, так и поляков которые начинают дечтельность вкладывая силы в организацию операционной деятельности.
По этому, если не имеем достаточых компетенций чтобы вести переписку с Судом или другим учереждением стоить обратить внимание на комплексное юридическо-бухгалтерское обслуживание, где услуга виртуального бюро является дополнительной, а обслуживаемая нас фирма берёт на себя все действия. Представленное решение время от времени немного дороже, но стоить ответить себе на вопрос не окупается ли оно нам. К сожалению не бывает недели чтобы хотя один клиент, который получил финансовые санкции за невыполненные сроки, не просил консультаций как решить проблему. Чаще всего таких проблем можно избегать если будем придерживаться определённых сроков.
Агнешка Тивонюк
Директор менеджмента OCG
Экономист, бухгалтер, является владельцем всех четырех степеней сертификации в бухгалтерской сфере, включая сертификат "Дипломированный бухгалтер", изданного Обществом Бухгалтеров в Польше - член Общества, а также занимается педагогическим образованием преподавателей внешкольных форм обучения. Выпускница Отдела экономики в Университете Информационных Технологий и Менеджмента в Жешуве. Более 14 лет опыта в отделе финансов и бухгалтерского учета в капиталистических союзах. В том числе последние 10 лет занимала должность главного бухгалтера, финансового директора или должность, которая объединяет эти функции. Во время своей профессиональной деятельности также занималась такими вопросами, как: изменение обществ с ограниченной ответственностью в акционерные, а также выход предприятий из экономических проблем - в основном союзов коммерческого права. От 2013 занимает должность Директора, управляющего Optimum CG Sp. Z o.o., где несет ответственность за: надзор за процессами поиска персонала в рамках выполнения финансового аудита, его анализ и представление взносов, реализация процессов изменения клиентов в рамках взноса имущества и создание финансовой политики образованного предприятия. Проводит надзор за организацией курсов в рамках Центра обучения персонала OPTIMUM CG, а также лично проводит консультации и лекции в рамках курсов, организованных CKK OPTIMUM CG. Постоянно повышает свою квалификацию, участвуя во многих курсах и конференциях.